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Formation : Animer une réunion avec efficacité

Si une réunion est mal conduite, en découlera une perte de motivation, une non implication des collaborateurs

André-jean Grenier, concepteur de formation nous donne son avis à propos de la formation "animer une réunion avec efficacité ! Interview !

André Jean, tu animes régulièrement des formations sur la conduite de réunion. Concrètement, qu’est ce qu’une réunion mal conduite ?
Une réunion mal conduite est régulièrement multifactorielle. Une carence que je remarque est la position physique de l’animateur dans la réunion. La plupart des animateurs n’osent pas se positionner en bout de table et encore moins se lever pour occuper l’espace : ils ne se positionnent pas comme leaders de la réunion.Il est ainsi inutile de faire des ordres du jour si derrière il n‘y a personne pour les porter et le faire « vivre ».
Une autre carence est l’absence d’objectif. Je dis régulièrement au stagiaire « Qu’est-ce que vous êtes venu chercher à cette réunion ? Pourquoi sommes-nous là ? »
Il est aussi parfois assez difficile de « recadrer » ses collègues dans une réunion où nous n’avons pas le pouvoir hiérarchique. J’aime bien travailler sur ce genre de situation…

Quelles sont les incidences pour l’organisation en cas de non maîtrise de l'exercice ? A quelle(s) problématique(s) plus profondes est-ce que ça fait écho ?
Les réunions sont essentielles pour la diffusion d’information, l’échange d’idées, la recherche de solutions, la prise de pouls d'une équipe, etc. Si une réunion est mal conduite, il risque d’en découler une perte de motivation, une non implication du collaborateur, une rétention de l’information, bref une perte de production donc perte de rentabilité.

En conséquence, quels sont les objectifs pédagogiques de cette formation ?
Je travaille essentiellement sur ces objectifs :

• Approfondir la conduite d’une réunion
• Renforcer ses compétences de prise de parole en réunion
• Réfléchir sur son positionnement, son rôle
• Améliorer sa communication verbale et non verbale dans des situations de communication.

Je m’attarde particulièrement au comportement de l’animateur, à sa gestion des échanges, des « trouble fêtes » et des synthèses après chaque point, etc. Je livre bien sur des apports pédagogiques sur les aspects techniques de la conduite de réunions mais également sur les comportements à adopter

Comment fais-tu pour les atteindre ? Comment se déroule une session de formation sur la conduite de réunion ?
Une session de formation commence (comme toutes les sessions de formation de Théâtre à la Carte) par une saynète, un monologue qui met en relief les dysfonctionnements. Ensuite je fais avec les participants un « état des lieux » sur ce qui fonctionne et ce qui est à améliorer. J’organise un jeu : « Les Grands Débats » où nous travaillons la conviction, l’engagement et l’argumentaire. Nous travaillons comment défendre une position.
Ensuite, nous entrons dans les mises en situation où chaque stagiaire organise se réunion, nous nous distribuons les rôles et chaque stagiaire fait parti de la mise en situation. Puis, nous débriefons la conduite de cette réunion en observant différents axes

Quelle est la valeur ajoutée de cette formation ?
La valeur ajoutée de cette formation réside dans la simulation de réunions. Plusieurs raisons à cela.

La première est de coller à la réalité de l'entreprise et de la conduite de réunion :

• avant, en construisant la mise en situation en réfléchissant au type de réunion, l'ordre du jour, les métiers devant être présents
• pendant, en animant les échanges pour atteindre les objectifs souhaités et respecter l'ordre du jour.

La seconde raison va au delà de la formation en elle même : cet exercice permet à chacun d'endosser le rôle d'un de ses collègues et ainsi de défendre les intérêt et faire valoir les contraintes métier d'un autre. Il est d'ailleurs étonnant de constater avec quelle justesse, précision et sérieux ce travail est effectué. Ainsi, cet exercice ressemble à un vis ma vie en accéléré qui permet de renforcer les liens entre les participants.